Sofortbuchung oder Terminanfrage: welcher Modus passt zu Ihrem Betrieb?

Ein Friseursalon lässt Kundinnen einen Herrenschnitt online festlegen, und es funktioniert. Dann bucht jemand für den Samstag drei Stunden Brautfrisur samt Probe, und niemand hat gefragt, ob an diesem Tag überhaupt zwei Personen da sind. Dasselbe Formular, zwei Fälle, die verschieden behandelt werden wollen.

Was die beiden Modi technisch bedeuten

Bei der Sofortbuchung ist der Termin in dem Moment verbindlich, in dem die Kundschaft abschickt. Die Zeit wird in der Datenbank gesperrt, bevor die Bestätigung erscheint. Zwei Personen können denselben Slot technisch nicht buchen, die zweite sieht sofort andere Zeiten. Die Kundin bekommt eine Bestätigung per E-Mail und weiß, dass sie angenommen ist.

Bei der Anfrage passiert etwas anderes. Der Wunsch landet im Posteingang Ihres Betriebs, und die Zeit bleibt für andere frei, bis Sie bestätigen. Das hat eine Folge, an die man sich gewöhnen muss: Zwei Anfragen für dieselbe Zeit können gleichzeitig offen sein. Welche Sie annehmen, entscheiden Sie. Die Kundschaft weiß, dass sie noch keinen festen Termin hat.

Fünf Fragen, die den Modus entscheiden

1. Ist die Dauer bekannt? Ein Reifenwechsel dauert, was er dauert. Eine Fehlersuche an einem Fahrzeug, das „manchmal ruckelt“, nicht.
2. Brauchen Sie Vorbereitung oder Information? Wenn Sie vorab wissen müssen, worum es geht, und die Antwort das Angebot ändert, ist eine Anfrage ehrlicher als ein fester Termin, den Sie später umwerfen.
3. Wie teuer ist ein Fehler? Ein falsch gebuchter Standardtermin kostet eine halbe Stunde. Ein falsch gebuchtes Shooting kostet einen Tag, Kulisse und Absprachen.
4. Wer prüft, und wie schnell? Eine Anfrage ist nur gut, wenn jemand reagiert. Antworten Sie nicht innerhalb eines Tages, wartet die Kundschaft und bucht anderswo.
5. Wie sicher muss die Kundin sein? Wer für Samstag Kinderbetreuung organisiert, will eine Zusage, keine Vermutung.

Beispiele aus sechs Betrieben

Werkstatt. Abgabe, Reifenwechsel und Hauptuntersuchung gehören auf Sofortbuchung: feste Slots, bekannte Dauer, die Kundschaft gibt den Schlüssel ab. Bei der Fehlerdiagnose weiß vorab niemand, was dahintersteckt. Die Branchenvorlage für Werkstätten setzt sie deshalb auf Anfrage.

Arztpraxis und Physiotherapie. Folgetermine für bekannte Patienten sind klassische Sofortbuchungen. Der erste Termin für neue Patienten ist ein Kandidat für die Anfrage, wenn die Praxis vorher Daten oder die Zuständigkeit klären muss. Eine Diagnose gehört nicht ins Formular, dazu mehr im Beitrag Online-Terminbuchung und DSGVO.

Friseur. Herrenschnitt, Waschen und Föhnen: Sofortbuchung. Färbung mit Beratung, Hochsteckfrisur oder Brautstyling: Anfrage, weil Dauer und Personal je nach Wunsch schwanken.

Ferienwohnung. Viele Vermieter wollen vor der Zusage Anreisetag, Personenzahl und Haustier sehen. Deshalb setzt die Vorlage den Aufenthalt auf Anfrage. Wer klare Regeln hat, etwa Mindestaufenthalt und feste Wechseltage, kann auf Sofortbuchung umstellen und spart sich den Briefwechsel.

Fahrschule. Ein Beratungsgespräch oder eine Probestunde ist ein Fall für Sofortbuchung. Die Vorlage führt die Prüfungsfahrt als Anfrage. Eine Fahrlehrerverwaltung ersetzt PixTermin nicht, es vergibt nur Termine.

Fotostudio. Ein Passbild ist ein Slot. Ein Familien-Shooting braucht Ort, Personenzahl und Absprache. Die Vorlage setzt es auf Anfrage.

So funktioniert beides in PixTermin

Den Modus stellen Sie je Leistung ein, und Sie können beide im selben Betrieb mischen. Im Formular erkennt die Kundschaft den Unterschied am Knopf: „Termin verbindlich buchen“ bei Sofortbuchung, „Unverbindlich anfragen“ bei Anfrage.

Anfragen sammeln sich im Posteingang der Terminliste. Ein Dashboard-Hinweis meldet Anfragen, die länger als 24 Stunden offen sind, und ein Web-Push aufs Gerät gibt Bescheid, wenn eine neue eintrifft. Sie bestätigen mit einem Klick oder lehnen ab, bei Absage mit optionaler Begründung. Beide Fälle lösen eine E-Mail an die Kundschaft aus, im Premium-Tarif mit selbst gestalteten Vorlagen.

Wichtig ist die Prüfung beim Bestätigen. Weil die Anfrage die Zeit nicht blockiert hat, prüft PixTermin im Moment Ihrer Bestätigung erneut auf Konflikte, mit derselben Sperre wie bei einer Sofortbuchung. Ist die Zeit inzwischen vergeben, bleibt die Anfrage offen, und Sie sehen eine Warnung, statt eine doppelte Belegung zu erzeugen. Sie antworten dann mit einer Ablehnung, in deren Begründung Sie eine andere Zeit nennen.

Ein Anfrage-Ablauf im Salon, Schritt für Schritt

1. Eine Kundin wählt „Brautstyling (Anfrage)“ für Samstag, 10:00 Uhr, und schickt ab. Sie erhält eine Mail, dass die Anfrage eingegangen ist und noch nicht verbindlich ist.
2. Auf dem Gerät der Inhaberin erscheint eine Meldung. Die Anfrage steht im Posteingang, die Zeit am Samstag ist weiterhin frei.
3. Die Inhaberin prüft, ob zwei Personen an diesem Tag da sind, und klickt auf „Bestätigen“.
4. PixTermin prüft den Zeitraum noch einmal. Ist er frei, wird er gesperrt, und die Kundin bekommt die Bestätigung per Mail. Ist er inzwischen vergeben, bleibt die Anfrage offen, und die Inhaberin sieht eine Warnung.
5. Passt es nicht, lehnt sie ab und nennt in der Begründung einen anderen Samstag.

Der ganze Ablauf kostet die Inhaberin zwei Klicks und einen Satz. Er spart ihr den Rückruf und der Kundin das Warten auf einen Rückruf, der nicht kommt.

Mischformen: Vorlauf, Fristen und Terminvorschlag

Zwischen „sofort“ und „erst prüfen“ gibt es Stellschrauben, die viele Anfragen überflüssig machen. Mit einem Vorlauf in ganzen Tagen stellen Sie sicher, dass niemand für morgen früh bucht, wenn Sie Vorbereitung brauchen: „Termin frühestens übermorgen“. Mit dem Buchungshorizont begrenzen Sie, wie weit voraus die Kundschaft buchen kann, etwa 60 Tage. Beides gilt nur für die Kundschaft. Sie selbst können Termine beliebig weit voraus eintragen. Storno-Fristen legen fest, bis wann die Kundschaft selbst absagen oder umbuchen darf.

Wollen Sie bei einem bereits bestätigten Termin eine andere Zeit vorschlagen, geht das als Terminvorschlag: mit Grund und Frist von 24, 48 oder 72 Stunden, den die Kundin per Klick annimmt oder ablehnt. Diese Funktion schalten Sie je Betrieb zu. Sie ersetzt das Telefonat, wenn eine Mechanikerin krank ist oder ein Ersatzteil nicht rechtzeitig kommt.

Woran Sie merken, dass der Modus nicht passt

• Anfragen liegen länger als 24 Stunden. Entweder fehlt die Zeit, sie zu beantworten, oder die Leistung braucht gar keine Prüfung. Stellen Sie sie auf Sofortbuchung um.
• Bestätigte Termine fallen häufig wieder weg. Dann fehlt Ihnen vor der Zusage eine Information. Fragen Sie sie im Formular ab oder stellen Sie auf Anfrage.
• Sie lehnen fast jede Anfrage ab. Dann ist das Angebot im Formular zu unscharf beschrieben. Nennen Sie Dauer, Voraussetzungen und Preis, bevor jemand anfragt.
• Die Kundschaft bricht im Formular ab. Ein Anfrage-Formular für einen Standardtermin wirkt wie Zögern.

Ab dem Plus-Tarif zeigen die Auswertungen No-show- und Storno-Quote sowie die Herkunft der Buchungen. Das sind die Zahlen, an denen Sie nach einem Quartal ablesen, ob der Modus zu Ihrer Kundschaft passt.

Typische Fehler

• Alles auf Anfrage stellen, weil es sicherer wirkt. Jede Anfrage braucht Ihre Reaktion. Bei Standardterminen kostet sie Zeit, die Kundschaft bucht lieber dort, wo sie sofort Gewissheit bekommt.
• Anfragen ohne Antwortfrist. Nennen Sie in der Bestätigungsmail, bis wann Sie antworten, und halten Sie es ein.
• Sofortbuchung für Termine, die Vorbereitung brauchen. Die Absage danach kostet mehr Vertrauen als eine Rückfrage vorher.
• Dieselbe Leistung in beiden Modi anbieten. Das verwirrt. Trennen Sie lieber zwei Leistungen, etwa „Haarschnitt“ und „Brautstyling (Anfrage)“.

Welche Buchungsmodelle es darüber hinaus gibt, steht auf der Seite Buchungsmodelle.

Häufige Fragen